投诉处理与报告

普莱克斯投诉处理与报告政策

范围及目的

该政策旨在加强某些类型投诉的处理程序。鉴于此,它只是增补但并未以任何方式替换公司的法律遵守、职业道德与道德政策,其职业道德计划标准以及投诉处理程序均以此为标准进行设立。的确,该公司的多语种第三方管理道德热线及保密邮箱均是根据前述诚信计划设立的,我们特意采用该热线及邮箱作为员工提交涉及可疑账目或审计事项及其他本政策相关投诉的保密匿名问题的主要途径。审计委员会履行其职责,批准同意本政策按美国联邦证券法及纽约证券交易所上市标准要求执行。

政策

所有涉及(a)账目、(b)内部会计控制、(c)审计事项、(d)涉及对内部控制具有重要作用的管理人员或普通员工的欺诈行为或(e)对于检举人的报复行为的投诉与指控应立即通过法律总顾问向审计委员会主席汇报。

指导与程序

  1. 从实际执行方面来说,所有针对性投诉应首先转给法律总顾问,然后再到审计委员会主席处,投诉形式保持不变。
  2. 为遵守公司职业道德计划,应鼓励员工(包括本地监督人)向管理人员汇报涉及针对性投诉事件的问题或嫌疑,但是这种电话汇报的形式是否恰当,员工及监督人可自己选择是直接与公司安全部门、内部审计主管及律师总顾问进行沟通,还是使用道德热线或保密邮箱的方式。
  3. 内部审计主管通过公司安全部门开展工作,应指导公司道德热线及保密邮箱管理人对所收到的针对性投诉事件相关电话及邮件进行分类,复制并记录邮件与电话内容,然后直接转给法律总顾问、内部审计主管或公司安全部门。
  4. 对于管理部门收到的针对性投诉,业务及职能领导应负责建立程序与管理方案,以确保所有针对性投诉能够即时汇报至主席办公室成员、内部审计主管或公司安全部门以及律师总顾问。报告内容应尽量接近于管理人或监督人第一次收到此针对性投诉的形式。季度财务报告声明书中应包含所有针对性投诉接收人所做声明。
  5. 同样为遵守公司职业道德计划,所有受薪员工及精选时薪人员应定期保证其知悉对所有不遵守公司标准包括涉及针对性投诉事件的实例或可疑事例的汇报义务。
  6. 所有针对性投诉均应立即以常规方式进行调查(按照第10段所述监管),但是,审计委员会有权随时要求进行特殊处理,如扣留外部律师或其他顾问。
  7. 每次定期举行的审计委员会会议上,管理人员都应汇报自上次会议起所收到的针对性投诉并说明相应调查情况。管理人员应按发展要求或委员会指示,继续向委员会汇报此类事件,直到给出最终解决方案。会议日程应安排足够的时间以供委员会对汇报项目展开讨论。
  8. 该政策一个非常重要的目的就是遵守相关联邦证券法关于员工提交的财务投诉的处理规定,但该政策范围也应扩展至与针对性投诉事件相关的投诉、指控、裁决、调查或证据开示或可以担保调查,无论该公司是否以投诉的形式收到,包括前述公司外部收到的项目。
  9. 律师总顾问及其被指定人应负责该政策的解释工作,就是否遵守该公司程序、适用法律及良好规范向董事会、审计委员会及该公司提供忠告与建议。
  10. 内部审计主管通过公司安全部门开展工作,应负责该公司投诉处理程序及设施的管理与维护,对调查程序进行监督并提供支持,或在其本身或法律总顾问认为必要的情况下,直接对针对性投诉进行调查。
  11. 内部审计主管应负责维护并保留针对性投诉汇报、调查及最终解决方案的全部记录资料。给出最终解决方案后,所有这些记录资料应继续保留5年。公司秘书应负责审计委员会收到针对性投诉报告并采取行动的记录资料的维护工作。这些记录资料同样应保留5年,以管理董事会会议记录与措施。
  12. 内部审计主管通过公司安全部门开展工作,应开发一个关于针对性投诉的后续控制系统,在其认为合适的情况下,包括书面追踪系统以确保每件投诉均及时进行跟踪并得到解决,所有职责已分配到个人且投诉处理过程的每一步均已详细说明。

*1934证券交易法第10A(m)(4)部分,增加了2002萨班斯法案第301部分以及证券交易委员会规定第10A-3部分内容,规定证券交易所应禁止不符合法案委托审计委员会关于投诉处理要求的发行人的证券上市。

经审计委员会批准 4/21/03